Kegiatan Dinamis

Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis

Dalam rangka meningkatkan kompetensi SDM kearsipan dalam kegiatan pengelolaan arsip dan memenuhi tuntuan reformasi birokrasi serta kebutuhan manajemen percipta arsip, Dinas Perpustkaaan dan Kearsipan Kabupaten Natuna memandang perlu menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis yang merupakan salah satu pilar penting untuk mendukung terlaksananya penyelenggaraan kearsipan dengan baik sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pelaksanaan Kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan pada tanggal 02 s/d 04 Mei 2019 di Hotel Tren Central  Jl. Pramuka-Ranai Kabupaten Natuna dengan Narasumber Arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau dan Kabupaten Bintan.

By : ES

Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah

Dengan memperhatikan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi secara cepat, tepat dan akurat dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi diperlukan pengelolaan informasi secara efektif dan efisien. Salah satu sumber informasi yang terpenting adalah Arsip. Namun kenyataannya dalam penemuan kembali (temu balik) arsip di instansi/organisasi pemerintah, swasta maupun perorangan secara cepat, tepat dan akurat tidaklah mudah, hal ini dikarenakan belum disadarinya akan pentingnya nilaiguna arsip sebagai sumber informasi, akuntabilitas kegiatan instansi dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang,  belum tersusun dan tertatanya arsip/dokumen secara benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan,  dan belum dimilikinya sarana jalan masuk untuk memudahkan penemuan kembali (temu balik) arsip sewaktu-waktu dibutuhkan pimpinan.

Metode pelaksanaan Kegiatan Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah ini dilaksanakan secara Swakelola yang meliputi :

Metode Pendataan atau Survey merupakan teknik pengumpulan data tentang Arsip Vital. Pendataan ini dilakukan :

  • Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi;
  • Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis Arsip Vital pada unit unit kerja yang potensial;
  • Pendataan menggunakan Formulir yang berisi informasi : organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (series) arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan (Lampiran 1);
  • Pendataan menggunakan Questioner (Lampiran 2);
  • Wawancara dengan tokoh/pelaku atau Pengelola Arsip.

Metode pembinaan dengan cara praktek/simulasi tentang tata cara pengelolaan Arsip Inaktif yang baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan serta membantu pengelola arsip dalam menata Arsip Inaktif di unit-unit kearsipan Instansi Pemerintah dan Desa/Kelurahan.

By : ES

Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip di Desa Sungai Ulu
Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip di Kelurahan Ranai Darat
Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip di Kelurahan Ranai
Print Friendly, PDF & Email